Das Home-Office stellt ein wichtiges Mittel zur Vermeidung einer Ansteckung mit Covid-19 und zur Verhinderung seiner Ausbreitung dar. Auch haben Arbeitgeber gemerkt, dass Arbeiten im Home-Office sehr effektiv sein kann. Für Arbeitnehmer hat Home-Office den Vorteil, sich erhebliche Arbeitswege zu ersparen. Während aber beim Ausbruch der Covid-Krise im März dieses Jahres schnelle und rasche Lösungen gefunden werden mussten, bleibt jetzt die Zeit, in Ruhe darüber nachzudenken, was bei einer Home-Office Vereinbarung alles bedacht werden soll. Das Wichtigste finden Sie hier im Überblick:
Dauer der Home-Office-Vereinbarung
Zunächst bedarf es Klarheit darüber, ob das Home-Office nur für eine bestimmte Zeitdauer vereinbart wird (befristetes Home-Office) oder auf unbestimmte Zeit (unbefristetes Home-Office). Bei einer Home-Office-Vereinbarung auf unbestimmte Zeit sollte zusätzlich vereinbart werden, dass das Home-Office durch Erklärung des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers unter Einhaltung einer Frist wieder beendet wird, sodass man wieder auf seinen bisherigen Arbeitsplatz in der Betriebstätte des Arbeitgebers zurückkehrt.
Home-Office-Vereinbarung ersetzt den bisherigen Arbeitsvertrag nur in den genannten Punkten
Weiters sollte vereinbart werden, dass die Home-Office-Vereinbarung den bisherigen Arbeitsvertrag nur in jenen Punkten abändert und ersetzt, die in der Home-Office-Vereinbarung genannt sind. Dies bedeutet, dass nach Beendigung der Home-Office-Vereinbarung der bisherige Arbeitsvertrag wieder volle Gültigkeit erlangt.
Arbeitsort
Für die Dauer der Home-Office-Vereinbarung sollte ausdrücklich die Wohnung mit der Wohnadresse des Arbeitnehmers als Arbeitsort festgelegt sein. Dies führt dazu, dass es sich bei der Fahrtstrecke von der Wohnung in den Betrieb und zurück, um eine Dienstreise und somit um Arbeitszeit handelt, falls der Arbeitnehmer an einem Home-Office-Tag vom Arbeitgeber in den Betrieb gerufen wird.
Arbeitszeit
Grundsätzlich läuft die Arbeitszeit weiter wie bisher vereinbart. Sollte es Änderungen zur Arbeitszeit geben, müssen diese für die Dauer der Home-Office-Vereinbarung ausdrücklich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden, unter Umständen muss dafür auch der Betriebsrat herangezogen werden.
Anzuraten sind weiters Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer nur zu den vereinbarten Normalarbeitszeiten für den Arbeitgeber erreichbar sein muss, dass Überstunden nur über ausdrückliche und nachweisbare Anordnung des Arbeitgebers geleistet werden müssen und der Arbeitnehmer den Arbeitgeber darauf hinzuweisen hat, falls die aufgetragenen Arbeiten nicht innerhalb der Normalarbeitszeit erledigt werden können.
Arbeitszeitaufzeichnungen
Sinnvoll ist bei Home-Office, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitnehmer geführt werden. In diesem Fall hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen anzuleiten und die vom Arbeitnehmer übermittelten Arbeitszeitaufzeichnungen zu kontrollieren. Bitte zeichnen Sie Ihre Arbeitszeiten und die Mittagspause möglichst genau auf.
Im Home-Office zu leistende Tätigkeiten
Möglicherweise kann während des Home-Office nur ein Teil der bisherigen Tätigkeiten erbracht werden. Dann sollen diese Tätigkeiten ausdrücklich in der Home-Office-Vereinbarung genannt werden.
Entgelt und Zusatzleistungen
Achten Sie darauf, dass das bislang vereinbarte Entgelt für die Dauer des Home-Office weiter aufrecht bleibt und dass eventuell gewährte zusätzliche Leistungen, wie etwa Essensgutscheine, weiterhin auch im Home-Office zustehen.
Arbeitsmittel
Zumeist wird im Home-Office ein Bildschirm-Arbeitsplatz mittels Computer oder Laptop eingerichtet.
Computer, Monitor, Maus und Handy
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber auch im Home-Office verpflichtet, Tele-Bildschirmarbeitsplätze ergonomisch zu gestalten. Das bedeutet, dass die Bildschirmgeräte, also Monitore, Tastaturen, Mäuse, sonstige Steuerungseinheiten oder Zusatzgeräte dem Stand der Technik zu entsprechen haben. (Es kann notwendig werden, dass beim Arbeiten mit Laptop bei ständigen Arbeitsplätzen zuhause zusätzlich eine Tastatur und ein Monitor zur Verfügung gestellt werden müssen, um eine ergonomisch richtige Sitzhaltung und den richtigen Sehabstand zum Bildschirm zu ermöglichen.)
In diesem Fall sollte vereinbart werden, dass diese Arbeitsmittel vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bzw. installiert und gewartet werden.
Aufwandsersatz für eigene Arbeitsmittel sowie Internet
Falls Sie Ihren eigenen Computer, Ihr eigenes Handy und Ihr Internet für das Home-Office nutzen, sollte mit dem Arbeitgeber ein Anspruch auf Aufwandsersatz vereinbart werden. Dieser Anspruch steht zwar dem Grunde nach zu, für die Höhe gibt es aber bislang keine Regelungen.
Gerecht ist ein Kostenersatz in genau jener Höhe, in der auch ein Unternehmer bei gemischter, also sowohl privater als auch beruflicher Verwendung seiner Betriebsmittel die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen kann. Denn was für einen Unternehmer Recht ist, muss auch für Arbeitnehmer gelten.
So kann ein Unternehmer bei beruflicher Nutzung privater Soft- und Hardware pauschal 60 % seine Kosten steuerlich absetzen, zum Beispiel für Computer, Laptop, Tablet, Drucker, Druckerpatrone und -papier, Virenschutzprogramm, externe Festplatte, Maus und Internet-Gebühren. Bei beruflicher Nutzung eines privaten Telefons kann ein Unternehmer je nach Beanspruchung zwischen 40 % und 90 % der Kosten steuerlich abschreiben. In genau gleicher Höhe müsste auch dem Arbeitnehmer ein Aufwandsersatz zustehen, falls er im Home-Office private Arbeitsmittel einzusetzen hat.
Und ein weiterer Kostenersatzanteil müsste auch noch für die Nutzung von Wohnraum und Möbel zustehen.
Stühle und Arbeitstische
Auch die im Home-Office verwendeten Stühle und Arbeitstische sollten den für das Büro geltenden ergonomischen Anforderungen entsprechen. Allerdings ist der Arbeitgeber beim Home-Office nicht verpflichtet, ergonomische Arbeitstische, Arbeitsflächen und Sitzgelegenheiten zur Verfügung zu stellen. Man darf daher auch auf den eigenen Stühlen und Tischen Home-Office-Arbeiten verrichten.
Sofern bei Ihnen ausreichend Platz vorhanden ist, sollten auch der Bürostuhl und der Arbeitstisch vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.
Es ist möglichst darauf zu achten, dass der Arbeitsplatz ergonomisch gut gestaltet ist. Der Arbeitgeber soll daher auf seine Kosten eine Ergonomie-Beratung anbieten, wobei diese nur dann durchgeführt werden kann, falls Sie damit einverstanden sind. (siehe dazu unten „Und noch wichtig“ zum Thema Zutrittsrecht in die Privaträumlichkeiten.)
Wird den ergonomischen Erfordernissen, insbesondere hinsichtlich des Arbeitstisches und des Stuhles, nicht entsprochen, dann arbeiten Sie grundsätzlich unter erschwerten Bedingungen, da Sie ja über eine längere Arbeitszeit hinweg ergonomisch nicht richtig sitzen. Es ist daher nur fair, dass Ihnen dafür ein Ausgleich gewährt wird. Zum Beispiel durch zusätzliche bezahlte Arbeitspausen, in denen Sie aufstehen und sich bewegen können. Dies muss aber ausdrücklich vereinbart werden.
Private Nutzung, Beschädigungen und sichere Verwahrung von Arbeitsmitteln
Weiters sollte vereinbart werden, ob eine private Nutzung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel erlaubt ist oder nicht. Für eine allfällige Beschädigung oder einen Diebstahl von Arbeitsmitteln (am besten „für alle materiellen und immateriellen“ Schäden) sollte vereinbart werden, dass diese durch eine vom Arbeitgeber zu bezahlende Versicherung abgedeckt sind. Und zwar egal, ob die Arbeitsmittel vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden. Diese Versicherung sollte auch Schäden umfassen, die durch im gemeinsamen Haushalt lebende Personen verursacht wurden. Verlangt der Arbeitgeber, dass Arbeitsmittel, Unterlagen und Daten sicher vor den Zugriffen anderer Personen verwahrt werden müssen, dann sollte auch vereinbart werden, dass der Arbeitgeber dafür auf seine Kosten geeignete Vorrichtungen zur Verfügung stellt. Dabei kann es sich zum Beispiel um versperrbare Behältnisse wie Kassetten oder Pilotenkoffer handeln oder auch um die Installierung einer sicheren Firewall.
Und noch wichtig: Arbeitgeber, Arbeitsinspektoren, Arbeitsmediziner und Sicherheitsfachkräfte haben kein Zutrittsrecht in Privatwohnungen. Ein Zutritt ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung möglich. Die für den Betrieb anwendbaren Vorschriften zur Raumhöhe, Raumtemperatur, erforderlichen Fenstern und Belüftungsmöglichkeiten gelten fürs Arbeiten in der Privatwohnung nicht.
Weiterhin aufrechter Kontakt zum Betrieb
Bei Arbeiten im Home-Office besteht die Gefahr, dass man nicht alle betriebsrelevanten Informationen erhält. Deshalb sollte vereinbart werden, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Home-Office-Arbeitnehmer an einem gemeinsamen betrieblichen Informationssystem teilnehmen zu lassen und sie über das betriebliche Aus- und Weiterbildungsangebot sowie über frei gewordene Stellen zu informieren.
Beendigung von Home-Office
Unbefristete Home-Office-Vereinbarungen sollten mit einer Beendigungsfrist für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer versehen werden. Je aufwendiger die Rückkehr zum Arbeitsplatz im Betrieb ist, desto länger sollte diese Beendigungsfrist sein. Eine Frist von einer Woche sollte aber nicht unterschritten werden. Einvernehmlich, also mit Zustimmung von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, kann man ohnehin und immer das Home-Office rasch beenden. Mit der Beendigung einer zusätzlichen Home-Office-Vereinbarung lebt das vorher bestandene Arbeitsverhältnis mit allen Rechten und Pflichten wieder auf.
Nichts voreilig unterschreiben!
Und auch bei Home-Office-Vereinbarungen gilt: Nichts voreilig unterschreiben, sondern lassen Sie sich vorher arbeitsrechtlich beraten. Die Expertinnen und Experten der Arbeitsrechtlichen Abteilung der AK Tirol helfen telefonisch unter 0800/22 55 22 – 1414 oder als E-Mail-Anfrage: arbeitsrecht@ak-tirol.com.